Accesso a documenti solo se esistenti e nella disponibilità dell’Ente

Con una recentissima sentenza del 29 gennaio 2026 n. 779 il Consiglio di Stato ha confermato la decisione del T.A.R. Abruzzo che aveva respinto il ricorso di primo grado relativo ad una richiesta di ottenere copia, ai sensi degli artt. 22 e ss. della Legge 241/1990, di tutta la documentazione afferente l’installazione della segnaletica stradale e al rilievo di un’infrazione al codice della strada.
In particolare, il Comune aveva trasmesso all’appellante tutta la documentazione nella sua disponibilità, precisando che non vi erano ulteriori “esiti di ricerca negli archivi” e dichiarando che, oltre agli atti già trasmessi, non esistevano altri documenti.
Di qui la sentenza dei Giudici di primo grado con cui è stato respinto il ricorso, stante l’oggettiva impossibilità per il Comune di consentire l’accesso ai documenti di cui non era in possesso.
In particolare “ad avviso del primo giudice, l’inesistenza del documento in rerum natura o la sua indisponibilità da parte dell’amministrazione intimata, renderebbe inutiliter data una pronuncia di accoglimento, dal momento che l’ordine di esibizione non sarebbe suscettibile di esecuzione”.
Lo Stesso Consiglio di Stato, a conferma, ribadisce che dal combinano disposto dell’art. 22 c. 1 lett. d) e dell’art. 25 c. 2 della L. 241/1990 discende che “il diritto di accesso trova un limite, giuridico e materiale, nella disponibilità che l’amministrazione intimata abbia della documentazione di cui il privato richiede il rilascio. L’esistenza dell’oggetto fisico della richiesta costituisce, quindi, un presupposto, logico e ontologico, della costituzione della fattispecie giuridica. Il diritto di accesso è, infatti, configurabile soltanto ove l’istanza abbia a oggetto documenti venuti ad esistenza che si trovino nell’effettiva disponibilità dell’amministrazione, altrimenti versandosi in un caso di c.d. “accesso impossibile”, in ragione di un fattore radicalmente ostativo, da un lato, all’accoglimento dell’istanza rivolta dal privato all’amministrazione e, dall’altro, all’esecuzione dell’ordine di esibizione impartito dal giudice, anche alla luce del principio generale di inesigibilità per cui ad impossibilia nemo tenetur”.
Da ciò discende che il diritto di accesso ai documenti amministrativi possa essere esercitato solo se i documenti richiesti siano realmente esistenti e nella disponibilità dell’amministrazione, essendo sufficiente che l’ente intimato “dichiari di non detenere il documento, assumendosi la responsabilità della veridicità della sua affermazione”.